GetMyInvoices im Test: Automatisiertes Rechnungsmanagement für moderne Unternehmen

Einleitung

In der heutigen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Buchhaltungsprozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten. Traditionelle, manuelle Methoden im Rechnungsmanagement sind jedoch oft zeitaufwändig und anfällig für Fehler. Laut einer Studie von Levvel Research kann die manuelle Verarbeitung einer einzelnen Rechnung zwischen 10 und 15 US-Dollar kosten, was sich erheblich auf die Betriebskosten auswirkt . Zudem führen manuelle Eingaben häufig zu Verzögerungen und erhöhen das Risiko von Zahlendrehern oder fehlerhaften Buchungen.

Hier setzt GetMyInvoices an: eine cloudbasierte Softwarelösung, die das Rechnungsmanagement automatisiert und digitalisiert. Mit der Fähigkeit, Rechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und anderen Quellen zu importieren, zentralisiert GetMyInvoices die Belegverwaltung . Durch intelligente Texterkennung und GoBD-konforme Archivierung wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sichergestellt. Diese Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Funktionen und Vorteile von GetMyInvoices und zeigen auf, wie moderne Unternehmen von dieser Lösung profitieren können.

Was ist GetMyInvoices?

GetMyInvoices ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und zu digitalisieren. Die Plattform ermöglicht den automatischen Import von Rechnungen aus über 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern, mobilen Apps und anderen Quellen. Durch intelligente Texterkennung (OCR) werden die relevanten Informationen aus den Dokumenten extrahiert und zentral gespeichert.

Die Software richtet sich an eine breite Zielgruppe, darunter Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Steuerberater sowie größere Unternehmen. Besonders profitieren Branchen wie E-Commerce, Beratungsunternehmen und Agenturen von den automatisierten Prozessen, die Zeit sparen und die Effizienz steigern.

Ursprünglich wurde GetMyInvoices 2004 gegründet und hat seinen Sitz in Lübeck, Deutschland. Seitdem hat sich das Unternehmen darauf spezialisiert, die Buchhaltungsprozesse seiner Kunden durch innovative Technologien zu optimieren.

Hauptfunktionen im Überblick

Automatischer Rechnungsimport

GetMyInvoices ermöglicht den automatischen Import von Rechnungen aus über 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern, Cloud-Diensten und anderen Quellen. Zusätzlich können Papierbelege bequem über eine mobile Scan-App digitalisiert werden. Durch diese zentrale Sammlung aller Rechnungen reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich, und die Gefahr von Fehlern oder Doppelbuchungen wird minimiert.

Smarte Workflows & Freigabeprozesse

Mit GetMyInvoices können individuelle Workflows erstellt werden, die sich an die spezifischen Prozesse eines Unternehmens anpassen lassen. Diese automatisierten Freigabeprozesse ermöglichen eine schnelle und transparente Bearbeitung von Rechnungen, wodurch Zahlungen termingerecht erfolgen und Skonto-Vorteile genutzt werden können. Die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams sorgt für eine effiziente und nachvollziehbare Rechnungsfreigabe.

Automatischer Export & Integration

GetMyInvoices bietet über 100 Integrationen zu verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen, darunter DATEV, Lexoffice und sevDesk. Durch diese Schnittstellen können Rechnungen und Belege automatisch exportiert und nahtlos in bestehende Systeme eingebunden werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und sorgt für eine konsistente Datenverarbeitung.

Banking-Integration & Transaktionsabgleich

Die Software ermöglicht die Anbindung von Bankkonten und Kreditkarten, wodurch Transaktionen automatisch mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft werden können. Intelligente Algorithmen unterstützen dabei, den Abgleich effizient und fehlerfrei durchzuführen. Dies spart Zeit und gewährleistet eine vollständige Dokumentation aller finanziellen Bewegungen.

E-Rechnung & GoBD-Konformität

GetMyInvoices unterstützt den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in gängigen Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung. Alle Dokumente werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert, was die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellt. Dies bietet Unternehmen Sicherheit und Compliance im Rechnungswesen.

Benutzerfreundlichkeit & Einrichtung

GetMyInvoices zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Einrichtung und intuitive Bedienung aus, die sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Nutzer geeignet ist.

Onboarding-Prozess

Der Einstieg in GetMyInvoices wird durch einen strukturierten Onboarding-Prozess erleichtert. Nutzer erhalten Zugang zu einer Vielzahl von Anleitungen und Video-Tutorials, die Schritt für Schritt durch die Einrichtung führen. Zusätzlich bietet das Unternehmen regelmäßige Webinare an, in denen Tipps und Tricks zur optimalen Nutzung der Software vermittelt werden.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von GetMyInvoices ist übersichtlich gestaltet und ermöglicht eine intuitive Navigation. Nutzer können Rechnungen schnell erfassen, bearbeiten und verwalten. Einige Nutzer haben jedoch angemerkt, dass das Design der Oberfläche modernisiert werden könnte, um den Bedienkomfort weiter zu steigern.

Mobile Nutzung

Für die mobile Nutzung stellt GetMyInvoices Apps für iOS und Android zur Verfügung. Mit diesen Apps können Nutzer Belege unterwegs erfassen, indem sie einfach ein Foto des Dokuments machen. Die App extrahiert automatisch die relevanten Daten und lädt sie in das zentrale System hoch. Zudem können Nutzer ihre Dokumente direkt in der App anzeigen, bearbeiten und weiterleiten, was die Flexibilität und Effizienz im Arbeitsalltag erhöht.

Insgesamt bietet GetMyInvoices eine benutzerfreundliche Plattform, die durch strukturierte Anleitungen, eine intuitive Oberfläche und mobile Anwendungen den Einstieg und die tägliche Nutzung erleichtert.

Preise & Pakete

GetMyInvoices bietet eine vielfältige Auswahl an Tarifen, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen zugeschnitten sind. Die Preisgestaltung ist transparent und ermöglicht es Nutzern, das passende Paket entsprechend ihres Dokumentenvolumens und ihrer gewünschten Funktionen auszuwählen.

Tarifübersicht

Tarif	Preis (monatlich, netto)	Dokumente/Monat	Portalverbindungen	Synchronisationskonten	E-Mail-Konten	Bankkonten	Nutzer	Workflow-Modul	Individuelles Onboarding
Essential	ab 19 €	20	5	1	1	–	1	optional	–
Small	ab 39 €	50	10	3	3	1	3	optional	–
Standard	ab 59 €	80	25	5	5	3	5	optional	✔
Professional	ab 99 €	200	50	10	10	5	10	optional	✔
Enterprise	ab 179 €	500	100	unbegrenzt	15	unbegrenzt	25	optional	✔

Hinweis: Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Bei jährlicher Zahlung gewährt GetMyInvoices einen Rabatt von 10 % auf den Gesamtpreis.

Testversion

Interessierte können GetMyInvoices 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Für die Testphase ist keine Kreditkarte erforderlich, und es erfolgt keine automatische Verlängerung in ein kostenpflichtiges Abonnement. Dies ermöglicht es Nutzern, die Funktionen und den Nutzen der Software in ihrem individuellen Arbeitsumfeld zu evaluieren.

Für Unternehmen mit höheren Anforderungen bietet GetMyInvoices zudem maßgeschneiderte Lösungen wie die Business– und Corporate-Pakete an, die zusätzliche Services wie individuelles Onboarding, persönlichen Support und erweiterte Funktionen umfassen. Diese Pakete sind besonders für größere Organisationen geeignet, die komplexe Buchhaltungsprozesse automatisieren möchten.

Erfahrungen & Kundenmeinungen

Die Erfahrungen von Nutzern mit GetMyInvoices sind überwiegend positiv, wobei besonders die Zeitersparnis und Automatisierung hervorgehoben werden. Allerdings gibt es auch Kritikpunkte, insbesondere hinsichtlich der Benutzeroberfläche und des Einrichtungsprozesses.

Positive Rückmeldungen

Viele Anwender schätzen die Effizienzsteigerung durch die automatische Sammlung und Verarbeitung von Rechnungen. Ein Nutzer berichtet:

„Es erleichtert meine Buchhaltung immens. Nach kurzer Zeit des Einrichtens konnte ich bereits Eingangsrechnungen aus verschiedenen Lieferantenportalen in meiner Buchhaltung weiterverarbeiten.“

Zudem wird der zuverlässige Support und die breite Palette an Integrationen positiv bewertet. Ein anderer Nutzer hebt hervor:

„Alle von mir gesuchten Plattformen sind kompatibel. Die Software erspart viel Zeit in der Buchhaltung.“

Kritikpunkte

Trotz der positiven Aspekte gibt es auch Verbesserungsvorschläge. Einige Nutzer empfinden die Benutzeroberfläche als verbesserungswürdig. Ein Erfahrungsbericht beschreibt:

„Die Benutzeroberfläche ist nicht benutzerfreundlich. Beispielsweise gibt es keine Möglichkeit, direkt zum nächsten Beleg zu springen, ohne den aktuellen zu speichern und manuell den nächsten auszuwählen.“

Auch der Einrichtungsprozess wird teilweise als komplex empfunden. Ein Nutzer bemerkt:

„Die Integrationen sind nicht immer ganz flüssig und erfordern gelegentlich mehrere Versuche.“

Zusammenfassend bietet GetMyInvoices viele Vorteile in der Automatisierung des Rechnungsmanagements, jedoch gibt es Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind, insbesondere bei der Benutzeroberfläche und dem Einrichtungsprozess.

Fazit

GetMyInvoices präsentiert sich als leistungsstarke Lösung für das digitale Rechnungsmanagement und bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für Unternehmen mit hohem Belegaufkommen.

Vorteile

• Effizientes Rechnungsmanagement: Die Software automatisiert den Import von Rechnungen aus über 10.000 Quellen, darunter Online-Portale, E-Mail-Postfächer und Cloud-Dienste. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und reduziert manuelle Eingaben.
• Breite Integrationen: Mit über 100 Schnittstellen, darunter DATEV, Lexoffice und sevDesk, ermöglicht GetMyInvoices eine nahtlose Weiterverarbeitung der Belege in verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
• Zuverlässiger Support: Nutzer berichten von einem schnellen und hilfsbereiten Support, insbesondere über das integrierte Chat-Tool.
• GoBD-Konformität: Die Software gewährleistet eine revisionssichere Archivierung der Dokumente und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen gemäß GoBD.

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Nachteile

• Benutzeroberfläche: Einige Nutzer empfinden die Oberfläche als wenig intuitiv und berichten von langen Ladezeiten sowie fehlenden Funktionen zur effizienten Navigation zwischen Belegen.
• Einrichtungsprozess: Die initiale Einrichtung kann komplex sein, insbesondere wenn viele Portale angebunden werden sollen. Zudem erfordert die Integration von Portalen mit Zwei-Faktor-Authentifizierung manuelle Verifizierungen.
• Preisgestaltung: Einige Nutzer empfinden die Preisstruktur als nicht optimal, insbesondere wenn das monatliche Dokumentenlimit schnell erreicht wird.

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Empfehlung

GetMyInvoices eignet sich besonders für Unternehmen, die:

• ein hohes Rechnungsaufkommen haben,
• Rechnungen aus verschiedenen Quellen zentral verwalten möchten,
• eine nahtlose Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen suchen.

Für kleinere Unternehmen oder Selbstständige mit geringerem Belegaufkommen könnten jedoch andere Lösungen kosteneffizienter sein.

Insgesamt bietet GetMyInvoices eine umfassende Lösung für das digitale Rechnungsmanagement, insbesondere für Unternehmen, die Wert auf Automatisierung und Integration legen.